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Cómo mejorar el control de gastos de tu empresa

Con seguridad, las empresas de cualquier tamaño, emplean distintos métodos para asegurarse de mejorar su rendimiento y obtener las ganancias proyectadas, que son objetivos que se trazan para garantizar no sólo su sostenibilidad sino también la posibilidad de hacer nuevas inversiones. 

Para mantenerse vivo en el negocio, garantizar la satisfacción de los accionistas y asegurarse de que puedan pagar los salarios de los empleados, las organizaciones que desean ser eficientes evalúan constantemente los tipos de gastos en los que incurren, y la cantidad de dinero que gastan en comparación con la cantidad que ingresa. 

En este artículo te mostraremos, una serie de técnicas,  y recomendaciones probadas, para optimizar el control de gastos en tu empresa, y así puedas cumplir las metas establecidas en menor tiempo y con un mejor uso de los recursos. 

 

¿Qué es el control de gastos y por qué es importante?

El control de gastos, se refiere a la práctica sistemática, o al conjunto de técnicas empleadas por una empresa, para monitorear todos los gastos del negocio, con el principal objetivo de mantenerlos en una relación favorable, es decir, mantener los costos fijos y gastos bajos en relación con las ganancias obtenidas durante un período determinado. 

Una empresa que quiere controlar sus gastos, normalmente acude a la elaboración de un presupuesto como su principal método, para asegurarse de que no gastan más dinero de la cantidad que tienen planificada. Se establece un monto máximo a gastar por rubro durante un mes o un trimestre, de forma que el dinero cubra exactamente todo lo necesario en ese lapso de tiempo. 

Mediante el control de gastos se puede ayudar a una empresa a lograr un ingreso neto, que es una meta que estas organizaciones suelen establecer al comienzo de un período financiero. Inicialmente, elaborar un plan de control de gastos en el que se destinen presupuestos y se identifiquen los recursos disponibles permitirá un manejo financiero que cubra los egresos requeridos y permita alcanzar el ingreso objetivo neto.

El control de costos si bien es un proceso de tiene sus matices, existen maneras de hacerlo un poco menos complicado. Aquí te presentamos estas cinco recomendaciones -que a veces se le escapan hasta a los gerentes de proyectos más experimentados-, para darle a tu emprendimiento el empuje que requiere:

 

  • Verifica las relaciones con los contratistas y proveedores

Una buena relación con un contratista o con un proveedor puede simplificar mucho el control de los gastos directos. Cuando se tiene una relación sólida con un proveedor, es más probable que le informen sobre los aumentos de precios con anticipación. Mantener estas relaciones saludables puede facilitar la renegociación de contratos si es necesario.

Los cambios favorables pueden significar que puede comprar más suministros o contratar más ayuda. Mientras que los cambios desfavorables pueden significar que necesita reducir. De cualquier forma, una buena relación con contratistas y proveedores sin duda contribuye a que el proceso fluya de la mejor manera. 

 

  • Digitaliza tu seguimiento de gastos

Mediante el uso de softwar de seguimiento de gastos y recibos, puedes mantener todas tus necesidades financieras en un solo lugar de una forma bastante cómoda. Muchos de estos softwars no sólo ofrecen la función de seguimiento de gastos, sino también la organización de  facturas, pagos, créditos y cualquier otra información financiera. 

Además algunos permiten hacer un seguimiento de tus empleados y clientes, o te ofrecen informes de gastos personalizables que facilitan las cosas para el departamento de contabilidad.

Ninguna empresa está exenta de cometer errores, por lo que se pueden perder recibos o facturas. Al digitalizar todos los papeles relacionados a los gastos, podrás realizar un seguimiento constante y preciso del gasto en el que incurre tu negocio en cualquier categoría. 

 

  • Administra muy bien el inventario

Administrar el inventario puede afectar directamente tus costos y ganancias. Si compras demasiado inventario, es posible que pagues más costo de almacenamiento por las materias primas y la mano de obra, de lo que terminas obteniendo en ganancias. 

Algunas empresas también pagan más para almacenar el excedente de inventario, que es un costo adicional que quizás no hayan tenido en cuenta en su presupuesto. Puedes controlar el costo del inventario simplemente ordenando tanto inventario como necesite.

Al realizar pedidos de más inventario, considera comprar tanto inventario como haya vendido en el pasado. Si no pudiste completar los pedidos anteriormente porque no tenías inventario, debes considerarlo al ajustar los próximos encargos. De manera similar, si anteriormente tenías más inventario del que podías vender, ten en cuenta ese exceso al ajustar tu pedido para una cantidad menor de unidades.

 

  • Mide los gastos en tiempo real

Después de crear tu presupuesto, considera realizar un seguimiento de tus gastos a lo largo de un período fiscal en particular. Supervisar los costos durante un período fiscal puede ayudarte a identificar los gastos que no anticipaste al hacer el presupuesto.

Puedes anotar estos gastos adicionales y planificar un presupuesto futuro más efectivo al considerar estos costos previamente inesperados. También puedes asignar fondos según sea necesario y ajustar tus gastos por el resto del proyecto para mantener tu ganancia neta objetivo.

 

  • No dejes de considerar los gastos indirectos

Con frecuencia, los gastos indirectos se pasan por alto, y este tipo de gastos terminan “escondiéndose” en el fondo de cualquier proyecto o iniciativa, y se van acumulando. El gasto indirecto es el que realiza una empresa u organización para materiales y servicios que no se atribuyen a la elaboración del producto final, sino que son más bien críticos: materiales, servicios y mantenimiento necesarios para operar y dar continuidad a una empresa. 

Hay que revisar todo el gasto indirecto ,ya que muchas veces se encuentra fragmentado en recibos, facturas o contratos que pueden estar en cualquier sitio. Es importante archivar y analizar muy bien todos los papeles vinculados a este gasto y estudiar cualquier anomalía o cláusula, también, renegociar los contratos según sea necesario.

Ya sea porque la actividad de la empresa lleva tiempo, o porque deseas iniciar tu propio emprendimiento, es importante manejar información periódicamente sobre varias alternativas que te permitan llevar un control de gastos efectivo, y de esta forma mejorar tus procesos comerciales e incrementar las utilidades de tu negocio.

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